Thema: Grundsätze ordnungsmäßiger Führung von Büchern / Aufzeichnungen

Unternehmer, die wegen Unterschreiten der Umsatzhöhe nicht zur Führung von Büchern (Rechnungslegung) verpflichtet sind, haben gesetzlich bestimmte Aufzeichnungen zu führen und auf deren Basis eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu erstellen.

Die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit gelten für Bücher und Aufzeichnungen gleichermaßen.

In zahlreichen Gesetzen wird mehrfach auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verwiesen, ohne jedoch eine umfassende exakte Definition vorzunehmen.

Bei Einhaltung dieser Grundsätze ist die Buchführung formell ordnungsgemäß und von der Abgabenbehörde der Erhebung der Abgaben zugrunde zulegen, sofern keine Zweifel an der sachlichen Richtigkeit bestehen.
Andernfalls ist die Abgabenbehörde zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage befugt.

Allgemein lassen sich als Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung alle Regeln zusammenfassen, nach denen Geschäftsfälle im Rahmen der laufenden Buchhaltung aufzuzeichnen sind und die bei der jährlichen Bilanzierung im Jahresabschluss zu beachten sind.

Demnach können die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung unterteilt werden in:
- Grundsätze betreffend Buchhaltung
- Grundsätze betreffend Bilanzierung


1) Grundsätze betreffend Buchhaltung

  • die Buchführung muss transparent sein:
    die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Entwicklung insofern verfolgen lassen, dass ein sachverständiger Dritter jeden Geschäftsfall vom Beleg über die Journalzeile und den Kontensaldo bis in entsprechenden Sammelposten der Bilanz oder GuV des Jahresabschlusses bzw. umgekehrt verfolgen kann. Somit darf es auch keine Buchung ohne Beleg geben und die Belege sind geordnet aufzubewahren.
  • die Buchführung muss vollständig sein:
    alle Veränderungen des Vermögens und der Schulden bzw. der Aufwendungen und Erträge müssen erfasst sein.
  • die Buchführung muss richtig sein:
    alle gebuchten Geschäftsfälle müssen den Tatsachen entsprechen und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmung stehen.
  • die Buchführung muss zeitgerecht sein:
    gesetzlich festgelegte Buchungsfristen (zB 45 Tage bei der Umsatzsteuer) müssen eingehalten werden.
  • die Buchführung muss geordnet sein:
    obwohl jede lückenlose, eindeutige Sortierung zulässig ist, ist die Sortierung nach Beleg-kreisen (zB Kassa, Bank) sowie nach der zeitlichen Abfolge wohl die gebräuchlichste.
  • die Buchführung muss unverändert sein: eine Buchung darf nicht derart verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
  • die Aufbewahrung der Unterlagen: unter Anderem sind sämtliche Belege (zumindest) sieben Jahre geordnet aufzubewahren.
Neben diesen formellen sind auch materielle Grundsätze zu beachten:
  • die privaten Ausgaben müssen von den betrieblichen Ausgaben vollständig und richtig getrennt werden
  • die am Abschlusstag vorhandenen Betriebsvermögensteile (Forderungen, Schulden, Vorräte) müssen vollständig aufgenommen und richtig bewertet werden
  • die Kassenführung muss ordnungsgemäß sein
  • die Entnahmen mussen vollständig und laufend aufgezeichnet werden
  • für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein

2) Grundsätze betreffend Bilanzierung
  • Bilanzwahrheit
  • Bilanzklarheit
  • Vollständigkeit
  • Bilanzkontinuität
  • Vorsicht
  • Abgrenzung
  • Wesentlichkeit
  • Bilanzstichtag und Wertaufhellungstheorie
  • Einzelbewertung
  • Unternehmensfortführung (Going-Concern)
  • Anschaffungswert

Verstöße gegen die Formvorschriften können unter Anderem folgende Konsequenzen haben:
  • Verlust der steuerlichen Begünstigungen (zB Verlustvortrag)
  • Schätzung des Betriebsergebnisses durch das Finanzamt
  • Schadenersatzpflicht
  • der Antrag auf Ausgleich kann vom Konkursgericht zurückgewiesen werden


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