Thema: Effiziente Vorbereitung der Belege

A) Buchhaltung

Um eine termingerechte Abgabe Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung zu gewährleisten, sind die Belege des maßgeblichen Zeitraums nach Fakturierung aller Ausgangsrechnungen sowie Einlagen sämtlicher Bankauszüge und Eingangsrechungen im Unternehmen, jedenfalls aber innerhalb von drei Wochen nach Monatsende zu übermitteln.
Selbstverständlich kann die Übermittlung der Unterlagen und deren Bearbeitung auch in kürzeren Zeitabständen - etwa wöchentlich - erfolgen, wenn die Buchhaltung aktueller sein soll um laufende Auswertungen zu erhalten.

Umso ordentlicher die monatlichen Belege übergeben werden, umso geringer die Kosten der Buchhaltung. Insbesondere sollten die Unterlagen vollständig auf einmal übermittelt werden.

• Zu jeder Buchung muss ein entsprechender Beleg vorhanden sein.
• Die Eröffnung eines eigenen Bankkontos für das Unternehmen, das nur für betriebliche Vorgänge verwendet wird, ist jedenfalls zu empfehlen. Die Erfassung privater Ausgaben kann somit entfallen.
• Die Führung des Kassabuchs sollte durch das Unternehmen erfolgen und eine Kopie der Kassblätter zusammen mit den Belegen übermittelt werden.
• Die Ablage der Belege im Unternehmen sollte für den jeweiligen Zeitraum in einem eigenen Ordner erfolgen, der uns danach übergeben wird.

2) Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Erfassung der Belege erfolgt grundsätzlich anhand der Zahlungen. Daher werden die Belege nur nach Bank(en) und Kassa(en) sortiert und getrennt abgelegt.

• Neue Belege werden im Ordner immer oben einsortiert, sodass der Bankauszug mit der höchsten Nummer ganz oben liegt.
• Hinter dem Bankauszug werden die zugehörigen Belege einsortiert.
• Zur jeweiligen Zahlung wird die Zahlungsbestätigung mit der bezahlten Eingangsrechnung abgelegt.
• Die Ausgangsrechnungen werden bei den Zahlungseingängen abgelegt.
• Bei privaten Ein-/Auszahlungen am Beleg oder am Bankauszug "Privat" vermerken.

• Kassabelege werden nummeriert und aufsteigend abgelegt, sodass der Kassabeleg mit der höchsten Nummer ganz oben liegt.
• Im Kassabuch ist die jeweilige Eintragung vorzunehmen.
• Bar bezahlte Rechnungen müssen einen Hinweis auf die Barzahlung oder einen Kassaein/-ausgangsbeleg aufweisen.
• Zahlungen mit Kreditkarte oder Bankomatkasse betreffen nicht die Kassa sondern die Bank.

3) Doppelte Buchführung

Im Gegensatz zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden bei der Doppelten Buchführung alle erhaltenen Eingangsrechnungen und alle verschickten Ausgangsrechnungen anhand des Rechnungsdatums (unabhängig von der Bezahlung) erfasst.
Daher enthält der Belege-Ordner auch zwei weitere Rubriken für die Eingangs-, und Ausgangsrechnungen.

• Die von anderen Unternehmen erhaltenen Eingangsrechnungen werden aufsteigend nach dem Datum abgelegt, sodass die Rechnung mit dem höchsten Datum ganz oben liegt.
• Alternativ können die Rechnungen auch nach einer selbst vergebenen Nummer sortiert und abgelegt werden.
• Bei Ablage der Rechnungen sollten diese unbedingt auf deren Ordnungsmäßigkeit hin überprüft werden.

• Die erstellten Ausgangsrechnungen werden aufsteigend nach der Rechnungsnummer abgelegt, sodass die Rechnung mit der höchsten Nummer ganz oben liegt. Die Numerierung muss lückenlos und eindeutig sein.
• Bei Ablage der Rechnungen sollten diese unbedingt auf deren Ordnungsmäßigkeit hin überprüft werden.

• Die Zahlungsbestätigungen (Erlagscheine bzw. Telebanking Bestätigungen der bezahlten Eingangsrechnungen) nach Möglichkeit mit Angaben zur leistenden Firma und zur Rechnung versehen.
• Die Zahlungseingänge (Zahlungen der Kunden) nach Möglichkeit mit Angaben zum Kunden und zur Rechnung versehen.

• Kassabelege werden nummeriert und aufsteigend abgelegt, sodass der Kassabeleg mit der höchsten Nummer ganz oben liegt.
• Im Kassabuch ist die jeweilige Eintragung vorzunehmen.
• Sofort bar bezahlte Rechnungen müssen einen Hinweis auf die Barzahlung oder einen Kassaeingangsbeleg aufweisen.
• Werden Rechnungen erst später bar bezahlt ist ein Kassaein/-ausgangsbeleg zu erstellen und abzulegen.
• Zahlungen mit Kreditkarte oder Bankomatkasse betreffen nicht die Kassa sondern die Bank.

• An-/Abmeldungen
• Darlehensverträge bei gewährten Darlehen durch den Dienstgeber
• Akontozahlungen, die am Monatslohnzettel abzuziehen sind
• Drittschuldnererklärungen für Ermittlung von Pfändungsabzügen
• Krankenstände
• Verbrauchte Urlaube